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Das Aus für Papierrechnungen: Ab 2027 nur noch E-Rechnungen im B2B-Umfeld

17.06.2026

Walldorf

Die Digitalisierung im Rechnungswesen wird zur Pflicht: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen in Deutschland alle ausgehenden Rechnungen im B2B-Umfeld elektronisch übermitteln. Damit wird die E-Rechnung zur neuen Norm für Eingangs- und Ausgangsrechnungen in Deutschland und europaweit bis spätestens 2030.

Für Unternehmen bedeutet das: jetzt handeln – und die Umstellung nicht bis in den Spätherbst aufschieben, um unnötigen Zeitdruck und Risiken zu vermeiden. Denn es ist an der Zeit, Rechnungsprozesse vollständig zu digitalisieren und auf zukunftsfähige E-Rechnungsformate umzustellen. Erfahren Sie, welche Aspekte für die Einhaltung der E-Rechnungspflicht 2027 entscheidend sind – und wie XFT Financial Suite 4S4 Ihr SAP optimal ergänzt.

Aktueller Stand: Digitale Eingangsrechnungen sind bereits Pflicht

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtend, E-Rechnungen im B2B zu empfangen und zu verarbeiten. Für den Versand der elektronischen Rechnung gilt jedoch eine Übergangsregelung:

Bis Ende 2026 ist es erlaubt, Rechnungen in Papierform oder – mit Zustimmung des Leistungsempfängers – bspw. als PDF-Dokument per E-Mail zu übermitteln.
Ziel der Übergangsphase ist es, Unternehmen die nötige Zeit für die Umstellung ihrer Systeme sowie Prozesse auf die elektronische Rechnung zu geben.

Lesetipp: Countdown zur E-Rechnungspflicht: Sind Sie breit?!

Digital statt Papier: Was Unternehmen zur E-Rechnung wissen sollten

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die strukturierte Datenformate enthält und die Vorgaben der europäischen Norm EN16931 erfüllt. Nur strukturierte Formate ermöglichen eine vollständig automatisierte Verarbeitung.

Welche Formate sind für E-Rechnungen zulässig?

Unterstützt werden u. a.:

XRechnung
ZUGFeRD
EDI-Formate wie EDIFACT (EN 16931‑konform)

Unsere XFT Financial Suite 4S4 verarbeitet alle gängigen Formate und sorgt für maximale Flexibilität – national wie international.

Welche Übermittlungswege sind für E-Rechnungen erlaubt?

Das Gesetz schreibt keine bestimmten Übermittlungswege für E-Rechnungen vor. Eine E-Rechnung kann daher bspw. per E-Mail oder PEPPOL bereitgestellt werden.

Das PEPPOL-Netzwerk ist ein Regelwerk, das die Kommunikation über verschiedene nationale und internationale Systeme hinweg vereinheitlicht und den grenzüberschreitenden Austausch von E-Rechnungen zwischen Unternehmen und Behörden erleichtert. In Deutschland kommt PEPPOL vor allem als Übertragungskanal für E-Rechnungen im öffentlichen Bereich zum Einsatz.

XFT Financial Suite 4S4 bietet eine nahtlose Anbindung an das PEPPOL-Netzwerk und nationale Portale für einen einfachen, schnelleren und sicheren Rechnungsaustausch – und zwar EU-weit.

Wie wird eine E-Rechnungen für den Menschen lesbar?

Die strukturierte XML-Datei kann mithilfe von Tools (z. B. Viewer) in ein PDF umgewandelt werden. Wichtig: Die Darstellung in einem lesbaren Layout für den Menschen ist nur für die Nachvollzierbarkeit geeignet – rechtlich relevant ist die strukturierte XML-Datei.

XFT Financial Suite 4S4 stellt automatisch eine menschenlesbare Darstellung bereit – ideal für interne Prüfprozesse.

Ab wann gilt die E‑Rechnungspflicht? (Übergangsfristen)

Seit dem 01.01.2025: Pflicht zum Empfang und zur Verarbeitung von E-Rechnungen
Bis Ende 2026: Versand von PDF-/Papierrechnungen weiterhin möglich
Bis Ende 2027: Übergangsfrist für Unternehmen mit Vorjahresumsatz < 800.000 €
Ab 2028: Alle B2B-Rechnungen müssen E‑Rechnungen sein
Ab 2030: EU-weite E‑Rechnungspflicht und verpflichtende digitale Meldungen für innergemeinschaftliche Umsätze

XFT Financial Suite 4S4 ist bereits heute auf alle kommenden Stufen vorbereitet – inklusive der ab 2030 geplanten digitalen Meldesysteme.

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Fit für 2027: So gelingt die Umstellung auf E-Rechnung

Ab 2027 müssen alle B2B-Umsätze in Deutschland grundsätzlich mit einer E-Rechnung (Eingangs- und Ausgangsrechnungen) belegt werden – Ausnahmen gelten nur in speziellen, klar geregelten Einzelfällen. Unternehmen sollten daher ihre ERP-Systeme, Buchhaltungsprozesse und IT-Infrastruktur frühzeitig anpassen.

Wichtige Handlungsfelder für eine erfolgreiche Umstellung:

Systemanpassungen

Einführung oder Aktualisierung von Software zur Erstellung, Verarbeitung und Übermittlung strukturierter E-Rechnungen (z. B. XRechnung und ZUGFeRD) nach europäischer Norm 16931. In diesem Zuge sollten nationale und internationale Anforderungen sowie möglicher Anbindungen an Plattformen wie PEPPOL berücksichtigt werden.

XFT Financial Suite 4S4 unterstützt XRechnung, ZUGFeRD und internationale Formate – inklusive PEPPOL‑Anbindung.

Prozessoptimierungen

Definition klarer Workflows für Prüfung, Freigabe und Versand ausgehender E-Rechnungen.

XFT Financial Suite 4S4 integriert sich nahtlos in Ihr bestehendes SAP-System – und Buchhaltungsprozesse.

Datenqualität

Sicherstellung vollständiger, korrekter und einheitlich strukturierter Rechnungsdaten zur Gewährleistung einer reibungslosen automatisierten Verarbeitung.

XFT Financial Suite 4S4 prüft Daten und reduziert Fehlerquoten deutlich.

Gesetzliche Vorgaben

Archivierung von E-Rechnungen nach GoBD revisionssicher, unveränderbar und nachvollziehbar – inklusive Nachweisbarkeit von Zustellung und Genehmigung (z. B. bei Betriebsprüfungen).

Wissenstransfer

Vermittlung von Wissen über neue Prozesse und Tools in allen relevanten Abteilungen.

Der Weg zur E-Rechnung ist anspruchsvoll – doch mit der richtigen Strategie, bewährten Technologien und fachkundiger Begleitung gelingt die Umstellung effizient, rechtssicher und nachhaltig.

Digitaler Rechnungsversand mit XFT Billing Manager 4S4

Die XFT-Lösung XFT Billing Manager 4S4 ist für Unternehmen mit SAP-System ein smartes Add-on für den zentralen, automatisierten und digitalen Rechnungsausgang. Die flexible Software-Architektur ermöglicht Ihnen, verschiedene SAP-Systeme mit unterschiedlichen Releaseständen – sowohl SAP ERP als auch SAP S/4 HANA anzubinden.

Mit XFT Billing Manager 4S4 verwalten Sie Ihre Ausgangrechnungen einfach zentral, mit Zugriff auf Ihre Kunden-, Material-, Vertriebs- und Rechnungswesensdaten. Dabei profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

Mehr Transparenz: Vollständige Übersicht über alle Rechnungsausgänge – unabhängig vom Versandweg oder der Belegart (SD oder FI).

Schnellere Rechnungsprozesse: Alle Daten und Anlagen sind zentral verfügbar, Umläufe/Freigaben werden direkt zugestellt und Vorgänge mit stockender Bearbeitung lassen sich leicht identifizieren.

Höhere Compliance-Sicherheit: Alle relevanten Änderungen und Genehmigungen werden dokumentiert.

Reduzierter (manueller) Aufwand: Automatische Übernahme von Daten aus Vorsystemen und Scannern.

Zukunftssicherheit: Bis 2028 ist geplant, dass Rechnungen zwischen Unternehmen aus beliebigen EU-Ländern elektronisch über PEPPOL sowie die entsprechenden nationalen Portale ausgetauscht werden. XFT-Lösungen sind bereits mit der PEPPOL-Funktionalität ausgestattet.

Und damit nicht genug: Mit XFT Invoice Manager 4S4 und dem XFT Billing Manager 4S4 können Sie sogar den gesamten Prozess der Rechnungserstellung und -versendung digital abbilden.

Digitaler Rechnungsprozess mit XFT

E-Rechnungen: Verpflichtung und digitales Potenzial

Die Umstellung auf vollumfängliche digitale Rechnungsprozesse ist mehr als nur eine technische Pflicht. Sie erfordert eine ganzheitliche Strategie, die Technik, Prozesse, Recht und Menschen gleichermaßen berücksichtigt.

Deshalb: Wer frühzeitig handelt, erfüllt nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern erschließt zugleich die Potenziale der Digitalisierung – von automatisierten Workflows über erhöhte Transparenz bis hin zu nachhaltigen Kosteneinsparungen. Es lohnt sich, heute die notwendigen Schritte für durchgängig digitale Rechnungsprozesse in Ihrem Unternehmen einzuleiten.

Kontaktieren Sie unsere Expert:innen – sie unterstützen Sie bei der Umstellung und entwickeln gemeinsam mit Ihnen eine Lösung, die exakt auf Ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten ist.

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