XFT Invoice Manager

Endlich Rechnungen, die sich auszahlen

Eingangsrechnungen automatisiert verarbeiten

Wahrscheinlich sieht sich Ihr Team unzähligen Eingangsrechnungen gegenüber – und das täglich. Diese Rechnungen stammen aus den unterschiedlichsten Quellen, liegen digital oder gedruckt vor, einige sind unvollständig, andere gibt es sogar doppelt. Alles zu prüfen, zu buchen und zu dokumentieren: Das ist fehleranfällig und dauert! Aber es geht eben nicht anders. Oder doch?

Mit XFT Invoice Manager bearbeiten Sie alle Eingangsrechnungen an einer Stelle. In einem zentralen Cockpit fließen die relevanten Daten und Dokumente aus Ihren SAP-Systemen ebenso ein wie gescannte oder elektronische Rechnungen. Von der Datenübernahme bis zu Buchung und Freigabe bleiben Sie komplett in der gewohnten SAP-Umgebung, verbuchen die meisten Dokumente automatisch und können dank der Integration in Ihr führendes Buchungssystem effizient über Abteilungen hinweg zusammenarbeiten.

So geht’s

Kernstück von XFT Invoice Manager ist der Rechnungseingangsmonitor. In einer einzigen anschaulichen Übersicht haben Sie hier sämtliche Eingangsrechnungen im Blick – inklusive aktuellem Verarbeitungsstand, Genehmigungsstatus, Fälligkeiten und Skontofristen. Wie die Rechnungen eingehen und in welchem Format sie vorliegen, ist unerheblich: Sie können Rechnungen per E-Mail, OCR-Scan oder IDoc in Formaten wie PDF, XRechnung oder ZUGFeRD einbinden.

Sobald die Rechnungen in Ihrem SAP-System auftauchen, legt die Automatik von XFT Invoice Manager los. Sie gleicht die erfassten Daten mit bereits vorhandenen Informationen ab, etwa Bestell- und Lieferantendaten. Die Software prüft unter anderem, ob die Ware bereits eingegangen ist oder die Dienstleistung vollständig erbracht wurde. Wird eine Unstimmigkeit erkannt, beispielsweise eine Preisabweichung, reagiert die Software sofort und startet automatisch den vordefinierten Klärungsworkflow.

Wenn alles stimmt, bucht XFT Invoice Manager die Rechnung automatisch. Ansonsten startet der integrierte Genehmigungsworkflow – mit dem Ihre Mitarbeiter übrigens auch mobil per Smartphone ihre Freigaben erteilen können. Und so etwa den abweichenden Preis zurückweisen oder bestätigen. Selbst Rücksende- oder Rückbelastungsschreiben erstellen Sie in der gleichen Oberfläche anhand mitgelieferter Vorlagen und Textbausteine.

Vorteile

Mehr Effizienz durch Automatisierung: Rechnungen mit Bestellbezug, die nicht von der Bestellung abweichen, werden automatisch gebucht. Sie kümmern sich nur noch um die Ausnahmen.

Transparenz hinsichtlich aller Rechnungen: Mit dem zentralen Monitor sowie den Reporting- und Benachrichtigungsfunktionen bleiben alle beteiligten Mitarbeiter immer informiert.

Bessere Zusammenarbeit: Das Rechnungswesen, der Einkauf und alle anderen beteiligten Fachabteilungen sind auf dem gleichen Stand und arbeiten mit den gleichen Daten.

Maximale Compliance: Die Rechnungs- und Buchungsdaten verlassen nie Ihr SAP-System. Jeder Arbeitsschritt wird zudem lückenlos dokumentiert.

Sie möchten mehr erfahren? Im Fact Sheet haben wir alle Funktionen und wichtigen Informationen kompakt für Sie zusammengefasst.

Voll integriert ins SAP-System

Verwalten Sie Ihre Eingangsrechnungen mit XFT Invoice Manager einfach zentral. Die service-orentierte Architektur der Software ermöglicht es sogar, verschiedene SAP-Systeme mit unterschiedlichen Releaseständen und Eigenentwicklungen anzubinden.

Diese Unternehmen nutzen XFT-Produkte

Unterschiedlichste Branchen, ähnliche Herausforderungen: Diese Unternehmen vereinfachen sich die tägliche Arbeit mit XFT-Produkten aus dem Bereich Einkauf & Recht.

Eine Übersicht über alle XFT-Referenzen finden Sie hier.

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