XFT Confirmation Manager

Bestellbestätigungen automatisch verarbeiten

Im Einkauf haben Sie es mit zahlreichen Lieferanten zu tun – und jeder geht mit Bestellbestätigungen anders um. Ihre Mitarbeiter müssen Bestätigungen in den unterschiedlichsten Formaten verarbeiten und manuell ins SAP-System übertragen. Vor allem bei kleinteiligen Dokumenten können da schnell Fehler entstehen. Stimmt der Liefertermin? Der Preis? Die Menge? Und bei welcher Bestellung fehlt noch die Bestätigung des Lieferanten? All das lässt sich nur mit vielen Klicks ermitteln. Zumindest bislang.

Mit XFT Confirmation Manager erhalten Sie eine zentrale Oberfläche für alle Bestellbestätigungen – darunter Auftragsbestätigung und Lieferavis – direkt in Ihrem SAP-System. Sie verarbeiten Bestellbestätigungen und Freigabeprozesse schneller denn je und behalten immer den Überblick über alle Vorgänge. Ihre Kollegen in Einkauf und Disposition werden aufatmen.

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So geht’s

XFT Confirmation Manager gleicht sämtliche Bestellbestätigungen automatisch mit allen Daten ab, die bereits in Ihrem SAP-System vorliegen. Selbstständig prüft die Software dabei, ob Preise, Mengen, Lieferdatum und Zahlungsbedingungen mit der Bestellung übereinstimmen. Im zentralen Bestellbestätigungsmonitor sind alle Originaldaten – Scans beispielsweise – nur einen Klick entfernt. IDoc, XML, PDF oder OCR-Scan: XFT Confirmation Manager verarbeitet Bestellbestätigungen aus unterschiedlichen Eingangskanälen – egal ob per Post oder per E-Mail. Natürlich können Sie Bestätigungsdaten auch manuell eingeben.

Weicht eine Bestätigung von der Bestellung ab? Dann startet XFT Confirmation Manager eigenständig den richtigen Prüf- und Genehmigungsprozess. Den können Sie selbst definieren – oder Sie verwenden eine der mitgelieferten Vorlagen. Jeder Schritt wird in jedem Fall vollständig dokumentiert.

Ihre Vorteile

Minimiertes Risiko: Sie vermeiden Produktionsstillstände, weil Sie Abweichungen im Beschaffungsprozess frühzeitig erkennen und sofort reagieren können.

Alles an einem Ort: Sie arbeiten schneller, weil SAP-Bestelldaten sowie Bestätigungsdaten in einer Oberfläche zusammengeführt werden.

Weniger Aufwand und Kosten: Wenn Sie mögen, können Sie die meisten Bestellbestätigungen automatisch prüfen lassen. Bei Abweichungen startet sofort der richtige Klärungsworkflow.

Mehr Transparenz und Compliance: Dank übersichtlicher Statusampeln erkennen Sie sofort, welcher Bearbeitungsschritt als Nächstes ansteht oder wer wann was genehmigt hat.

Sie möchten mehr erfahren? Im Fact Sheet haben wir alle Funktionen und wichtige Informationen kompakt für Sie zusammengefasst.

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Voll integriert ins SAP-System

Verwalten Sie Ihre Bestellbestätigungen mit XFT Confirmation Manager einfach zentral. Unstimmigkeiten lassen sich sofort korrigieren, alle Änderungen landen automatisch im SAP-System.

Diese Unternehmen nutzen XFT-Produkte

Unterschiedlichste Branchen, ähnliche Herausforderungen: Diese Unternehmen vereinfachen sich die tägliche Arbeit mit XFT-Produkten aus dem Bereich Einkauf & Recht.

Eine Übersicht zu allen XFT-Referenzen finden Sie hier.