XFT Confirmation Manager

Bestellbestätigungen automatisch verarbeiten

Im Einkauf haben Sie es mit zahlreichen Lieferanten zu tun – und jeder geht mit Bestellbestätigungen anders um. Ihre Mitarbeiter müssen Bestätigungen in den unterschiedlichsten Formaten verarbeiten und manuell ins SAP-System übertragen. Vor allem bei kleinteiligen Dokumenten können da schnell Fehler entstehen. Stimmt der Liefertermin? Der Preis? Die Menge? Und bei welcher Bestellung fehlt noch die Bestätigung des Lieferanten? All das lässt sich nur mit vielen Klicks ermitteln. Zumindest bislang.

Mit XFT Confirmation Manager erhalten Sie eine zentrale Oberfläche für alle Bestellbestätigungen – darunter Auftragsbestätigung und Lieferavis – direkt in Ihrem SAP-System. Sie verarbeiten Bestellbestätigungen und Freigabeprozesse schneller denn je und behalten immer den Überblick über alle Vorgänge. Ihre Kollegen in Einkauf und Disposition werden aufatmen.

Jetzt Demo anfordern

So geht’s

XFT Confirmation Manager gleicht sämtliche Bestellbestätigungen automatisch mit allen Daten ab, die bereits in Ihrem SAP-System vorliegen. Selbstständig prüft die Software dabei, ob Preise, Mengen, Lieferdatum und Zahlungsbedingungen mit der Bestellung übereinstimmen. Im zentralen Bestellbestätigungsmonitor sind alle Originaldaten – beispielsweise die eingegangene Bestätigung – nur einen Klick entfernt. XFT Confirmation Manager verarbeitet dabei sämtliche Bestellbestätigungen, egal ob sie per Post, E-Mail oder auf anderem Weg eingegangen sind. Oft genutzte Formate sind IDoc, XML, PDF oder OCR-Scan. Natürlich können Sie Bestätigungsdaten auch manuell eingeben.

Weicht eine Bestätigung von der Bestellung ab? Dann startet XFT Confirmation Manager eigenständig den richtigen Prüf- und Genehmigungsprozess. Übrigens können Ihre Mitarbeiter dafür per Smartphone ihre Freigaben erteilen. Diese Prüfprozesse können Sie selbst definieren – oder Sie verwenden eine der mitgelieferten Vorlagen. Jeder Schritt wird in jedem Fall vollständig dokumentiert.

Ihre Vorteile

Minimiertes Risiko: Sie vermeiden Produktionsstillstände, weil Sie Abweichungen im Beschaffungsprozess frühzeitig erkennen und sofort reagieren können.

Perfekt für den Umstieg auf SAP S/4HANA: Die Architektur von XFT Confirmation Manager erlaubt die zentrale Bearbeitung von Bestellbestätigungen aus verschiedenen SAP-Systemen. Installieren Sie einfach XFT Confirmation Manager bereits auf Ihrem neuen SAP S/4HANA-System und lesen produktive Daten noch aus Ihrem alten SAP ERP!

Höhere Effizienz und Compliance: Lassen Sie einfach regelbasiert Bestellbestätigungen automatisch prüfen. Bei Abweichungen startet sofort der richtige Klärungsworkflow. Die Oberfläche für die manuelle Bearbeitung führt SAP-Bestelldaten sowie eingegangenen Bestätigungsdaten zusammen. Alle Prozessschritte werden sauber protokolliert und automatisch archiviert.

Sie möchten mehr erfahren? Im Fact Sheet haben wir alle Funktionen und wichtige Informationen kompakt für Sie zusammengefasst.

Fact Sheet downloaden

Voll integriert in die SAP-Systemlandschaft

Verwalten Sie Ihre Bestellbestätigungen mit XFT Confirmation Manager einfach zentral. Alle Änderungen werden automatisch in den Anwendungsdaten des SAP-Systems gespeichert. Darüber hinaus können Sie auch noch weitere SAP-Systeme mit unterschiedlichen Release-Ständen problemlos anbinden – egal ob SAP S/4HANA oder SAP R/3.

Diese Unternehmen nutzen XFT-Produkte

Unterschiedlichste Branchen, ähnliche Herausforderungen: Diese Unternehmen vereinfachen sich die tägliche Arbeit mit XFT-Produkten aus dem Bereich Einkauf & Recht.

Eine Übersicht zu allen XFT-Referenzen finden Sie hier.