XFT Personnel File 4S4

Digitale Personalakte in SAP verwalten

In vielen Personalabteilungen regiert noch immer das Papier. Arbeitsverträge, Zielvereinbarungen, Qualifikationen: Wenn überhaupt, liegen nur manche dieser wichtigen Informationen zu Ihren Mitarbeitenden digital vor. Das ist natürlich umständlich. Vor allem aber ist es riskant. Können Sie sicherstellen, dass nur Berechtigte auf sensible Daten zugreifen können? Und halten Sie Löschfristen garantiert ein?

Mit XFT Personnel File 4S4 digitalisieren Sie Ihre Personalakten vollständig. Perfekt integriert in Ihr SAP-SuccessFactors- oder SAP-ERP-HCM-System verschaffen Sie sich so viel schneller einen Überblick über Ihre Teams. Fragen aus der Belegschaft lassen sich sofort zuverlässig beantworten. Beschäftigte können Dokumente digital einreichen. Und: Ihr Unternehmen hält die strikten Datenschutzanforderungen der EU-DSGVO automatisch sicher ein.

So geht’s

Stellen Sie sich XFT Personnel File 4S4 als eine digitale Plattform für alle personalbezogenen Dokumente und Akten vor. Per PC oder mobilem Endgerät greifen Sie direkt aus Ihrem SAP-Personalsystem heraus darauf zu. Das kann das Cloud-Portfolio von SAP SuccessFactors sein – aber auch das klassische SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM). Ein Berechtigungssystem stellt sicher, dass jeder nur freigegebene Informationen einsehen kann. Die HR-Leitung sieht also beispielsweise Details, welche die Abteilungsleitung nicht kennen darf. Die Abteilungsleitung wiederum behält den Überblick über ihr Team. Und jeder Mitarbeitende kann per Employee Self-Services (SAP ESS) eigene Dokumente für seine Personalakte per Upload digital einreichen. So lässt sich die Verwaltungsarbeit ideal auf alle Schultern verteilen.

Digitale Dokumente – beispielsweise E-Mails und ihre Anhänge – lassen sich direkt in der Personalakte ablegen. Papierdokumente scannen Sie einfach ein. Besonders praktisch: Bescheinigungen und andere Dokumente aus Ihrer Personalanwendung werden automatisch zugeordnet. Integrierte Vier-Augen-Workflows sichern kritische Vorgänge ab – das Löschen eines Dokuments etwa.

Herausforderung: Sicherer Zugriff aller Beteiligten

Von Buchhaltung bis zum Betriebsrat: Für viele Funktionen in Ihrem Unternehmen ist der Zugang zu Personaldaten wichtig. Er sollte so einfach, bequem und schnell wie möglich sein – also direkt aus Ihrem SAP-System heraus. Er muss aber auch vollkommen rechtssicher sein, denn Personaldaten gehören zu den sensibelsten Daten überhaupt in Ihrem Unternehmen. XFT Personnel File 4S4 wurde genau dafür entwickelt.

Diese Unternehmen nutzen XFT-Produkte

Unterschiedlichste Branchen, ähnliche Herausforderungen: Diese Unternehmen vereinfachen sich die tägliche Arbeit mit XFT-Produkten aus dem Bereich Personalwesen.

Eine Übersicht über alle XFT-Referenzen finden Sie hier.

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