XFT Personnel File

Digital ist schneller. Und sicherer.

Digitale Personalakte in SAP verwalten

In vielen Personalabteilungen regiert noch immer das Papier. Arbeitsverträge, Zielvereinbarungen, Qualifikationen: Wenn überhaupt, liegen nur manche dieser wichtigen Informationen zu Ihren Mitarbeitern digital vor. Das ist natürlich umständlich. Vor allem aber ist es riskant. Können Sie sicherstellen, dass nur Berechtigte auf sensible Daten zugreifen können? Und halten Sie Löschfristen garantiert ein?

Mit XFT Personnel File digitalisieren Sie Ihre Personalakten vollständig. Perfekt integriert in Ihr SAP-ERP-HCM- oder SAP-SuccessFactors-System verschaffen Sie sich so viel schneller einen Überblick über Ihre Teams. Fragen aus der Belegschaft lassen sich sofort zuverlässig beantworten. Mitarbeiter können Dokumente digital einreichen. Und: Ihr Unternehmen hält die strikten Datenschutzanforderungen der EU-DSGVO automatisch sicher ein.

So geht’s

Stellen Sie sich XFT Personnel File als eine digitale Plattform für alle personalbezogenen Dokumente und Akten vor. Per PC oder mobilem Endgerät greifen Sie direkt aus Ihrem SAP-Personalsystem heraus darauf zu. Das kann das klassische SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) sein – aber auch das Cloud-Portfolio von SAP SuccessFactors. Ein Berechtigungssystem stellt sicher, dass jeder nur freigegebene Informationen einsehen kann. Manager der Personalabteilung sehen also beispielsweise Details, die ein Abteilungsleiter nicht kennen darf. Der Abteilungsleiter wiederum behält den Überblick über sein Team. Und jeder Mitarbeiter kann per Employee Self-Services (SAP ESS) eigene Dokumente für seine Personalakte per Upload digital einreichen. So lässt sich die Verwaltungsarbeit ideal auf alle Schultern verteilen.

Digitale Dokumente – beispielsweise E-Mails und ihre Anhänge – lassen sich direkt in der Personalakte ablegen. Papierdokumente scannen Sie einfach ein. Besonders praktisch: Bescheinigungen und andere Dokumente aus Ihrer Personalanwendung werden automatisch zugeordnet. Integrierte Vier-Augen-Workflows sichern kritische Vorgänge ab – das Löschen eines Dokuments etwa.

Vorteile

Schneller Zugriff auf Personaldokumente: Sämtliche Dokumente zu jedem Mitarbeiter sind zentral hinterlegt, müssen also nicht mehr aus der Registratur angefordert werden.

Integrierte Rechtssicherheit: Der Zugang zu allen Daten erfolgt berechtigungsgesteuert. Aufbewahrungs- und Löschfristen lassen sich per Workflow automatisiert einhalten.

Bessere Auskunftsfähigkeit: Fragen von Mitarbeitern lassen sich schneller und garantiert verlässlich beantworten.

Ideale Arbeitsteilung: Mitarbeiter können beispielsweise Dokumente digital einreichen und so die Arbeit der Personalabteilung erleichtern.

Sie möchten mehr erfahren? Im Fact Sheet haben wir alle Funktionen und wichtigen Informationen kompakt für Sie zusammengefasst.

Herausforderung: Sicherer Zugriff aller Beteiligten

Vom Buchhalter bis zum Betriebsrat: Für viele Funktionen in Ihrem Unternehmen ist der Zugang zu Personaldaten wichtig. Er sollte so einfach, bequem und schnell wie möglich sein – also direkt aus Ihrem SAP-System heraus. Er muss aber auch vollkommen rechtssicher sein, denn Personaldaten gehören zu den sensibelsten Daten überhaupt in Ihrem Unternehmen. XFT Personnel File wurde genau dafür entwickelt.

Diese Unternehmen nutzen XFT-Produkte

Unterschiedlichste Branchen, ähnliche Herausforderungen: Diese Unternehmen vereinfachen sich die tägliche Arbeit mit XFT-Produkten aus dem Bereich Personalwesen.

Eine Übersicht über alle XFT-Referenzen finden Sie hier.

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