Innerhalb weniger Monate führte der Energieversorger enercity nicht nur eine digitale Personalakte ein, sondern setzte auch wesentliche Personalprozesse mit Hilfe der XFT Add-On Suite elektronisch im SAP-System um. Neben der digitalen Personalakte in XFT Personnel File kommen dabei Personalprozessakten sowie der XFT Document Composer zur automatisierten Dokumenterzeugung zum Einsatz.
Bis zur Einführung von XFT Personnel File wurden Personalakten bei enercity ganz klassisch geführt: auf Papier, in Sammelheftern, gelagert in Archivschränken in einem zentralen Aktenarchiv. Insgesamt gab es rund 2.700 Akten mit durchschnittlich 300 Blatt Inhalt – ein Bestand von über 800.000 Blatt Papier.
Um eine Akte einzusehen, mussten die Mitarbeiter ins Archiv gehen; wenn die betreffende Akte gerade entliehen war, sogar mehrmals, bis sie verfügbar war. Und dann konnte die Suche nach den benötigten Informationen gerade in älteren, umfangreichen Akten weitere Zeit in Anspruch nehmen. Für die Personalreferenten und Personalsachbearbeiter war diese Situation unbefriedigend und ineffizient.
So war eine Digitalisierung schon mehrmals im Gespräch gewesen, als ein ganz handfestes Problem schließlich den Ausschlag gab: Die Aktenschränke sollten modernisiert und durch – deutlich schwerere – feuerfeste Schränke ersetzt werden. Doch das machte die Statik des Gebäudes nicht mit. Da fiel der Beschluss leichter, anstatt teurer Baumaßnahmen endlich das Projekt „digitale Personalakte“ in Angriff zu nehmen.
Recht schnell stand fest: Wenn man schon in eine digitale Personalaktenlösung investierte, dann sollte es eine möglichst umfassende Lösung sein und nicht nur eine elektronische Dokumentenablage. Diverse Workflows, z.B. Urlaubsanträge, konnten die Mitarbeiter über einen Employee Self Service im Mitarbeiterportal bereits selbst starten – etwas Ähnliches sollte für Prozesse rund um die Personalakte auch möglich sein.
Zunächst wurden 12 Anbieter angeschrieben, von denen vier in die engere Auswahl kamen. Im Verlauf des Vergabeverfahrens wurde klar, dass eine SAP-integrierte Lösung für die Umsetzung von unternehmensweiten Prozessen deutlich effizienter wäre als ein SAP-unabhängiges System. Damit war es zur Entscheidung für xft nur noch ein kleiner Schritt.
Im Mittelpunkt des ersten Projektes, ePAK I, stand die Einführung der digitalen Personalakte mit xft personnel file. Gleichzeitig sollte ein beispielhafter Personalprozess als Workflow umgesetzt werden, um erste Erfahrungen mit dem System zu sammeln und dann in einem Folgeprojekt weitere Prozesse umzusetzen. Für den Start wählte man den Umgruppierungsprozess, einen vergleichbar überschaubaren Prozess, an dem nur wenige Benutzergruppen (nämlich Führungskräfte, Mitarbeiter der Personalabteilung und der Betriebsrat) beteiligt waren.
ePAK I ging Anfang 2013 live, gerade einmal acht Monate nach dem Projekt- Kick-off und ein Vierteljahr nach Abnahme des Feinkonzeptes. Schon ab Februar 2013 nahm die Personalabteilung Umgruppierungsanträge nicht mehr auf dem alten, papierbasierten Weg entgegen, sondern ausschließlich über das System.
„Je weiter das Projekt fortschritt, desto mehr wurde uns klar, dass wir mit XFT den richtigen Weg und den richtigen Partner gewählt hatten. Wir haben die Entscheidung für XFT nicht bereut.“
Unter der Dachmarke „enercity – positive energie“ bietet die Stadtwerke Hannover AG Strom, Erdgas, Wasser und Fernwärme sowie energienahe Dienstleistungen an. Mit einem Jahresumsatz von rund 2,5 Mrd. Euro gehört enercity zu den zehn größten Energieversorgern Deutschlands. In der Region Hannover versorgt enercity ca. 700.000 Menschen mit Strom, Erdgas, Fernwärme und Trinkwasser und bietet bundesweit Strom- und Gasprodukte für Geschäftskunden.
Bei enercity arbeiten rund 2.600 Menschen, davon 23% Frauen. Da sich enercity schon lange für familienbewusstes Arbeiten und für gesunde Work-Life-Balance engagiert, gibt es im Unternehmen über hundert verschiedene Arbeitszeitmodelle; rund 10% der Beschäftigten arbeiten in Teilzeit. Die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit liegt mit gut 18 Jahren relativ hoch.
Die digitale Personalakte ist der zentrale Informationspunkt für die Personalreferenten und sachbearbeiter. Hier finden sie alle wichtigen Informationen und Dokumente über den jeweiligen Mitarbeiter. Dabei bekommt jeder nur die Akteninhalte angezeigt, für die eine entsprechende Berechtigung besteht; die Ordner im Dokumentbereich sind entsprechend der jeweiligen Berechtigungen ein- oder ausgeblendet. Der Absprung ins SAP HCM ist direkt aus der Akte heraus möglich, genauso wie umgekehrt von SAP HCM in die Akte.
Neben der digitalen Personalakte wurden zahlreiche Personalprozesse im System abgebildet, die von den Personalreferenten oder Personalsachbearbeiterinnen gestartet (z.B. Stellenbesetzung) oder von den Mitarbeitenden über den Employee Self-Service ausgelöst werden (z.B. zur Änderung des Arbeitszeitmodells). Außerdem können die Mitarbeiter im Personalbereich eigene Checklisten erstellen, deren Aufgaben dann schrittweise abgearbeitet werden. Alle Personalprozesse lassen sich über ein Prozesscockpit recherchieren und aufrufen.
Für jeden Personalprozess wird automatisch eine Prozessakte angelegt, in der alle offenen und erledigten Aufgaben mit den zugehörigen Dokumenten, Kommentaren und Ergebnissen angezeigt werden. Die für die Bearbeitung zuständigen Mitarbeiter bekommen die Aufgaben und die dafür benötigten Informationen automatisch über das SAP-Workflow-System zugestellt.
Wesentlicher Bestandteil vieler Personalprozesse ist ein Schreiben, das das Ergebnis des Prozesses (z.B. die Umstellung des Arbeitszeitmodells) dokumentiert und dem Mitarbeiter oder auch anderen Stellen im Unternehmen mitteilt. Über das Prozesscockpit stehen außerdem Vorlagen für verschiedene Einzelschreiben und Durchschriften zur Verfügung, wie z.B. Anschreiben bei Stellenbesetzungen, Mutterschutzinformationen, Genehmigung der Elternzeit u.v.m. Diese Dokumente werden auf Grundlage der bereits im System vorhandenen sowie weiterer im Prozess generierter Daten automatisch erstellt, abschließend vom Bearbeiter noch einmal geprüft und, falls nötig, von Hand angepasst oder ergänzt. Die Namen der Unterzeichner werden ebenfalls anhand des Prozesses ermittelt und automatisch in das Dokument eingetragen. Anschließend wird es an den Empfänger versandt.
Erweiterbarkeit
Das Personalprozessmanagement bei enercity ist ein Musterbeispiel dafür, wie eine XFT-Lösung mit den Anforderungen wächst. Dank der modularen Architektur der XFT Add-On Suite konnte enercity nicht nur schrittweise weitere Prozesse und Funktionen ergänzen, sondern auch die Dokumentenerzeugung nahtlos in die Prozesse integrieren.
Flexibilität
Die XFT-HCM-Lösung ermöglicht weitgehend automatisierte Prozesse ebenso wie manuell ausgelöste. Damit konnte enercity die Gestaltung der Prozesse an den Gewohnheiten der Endnutzer ausrichten: Prozesse, an denen überwiegend SAP-affine Nutzer und Führungskräfte beteiligt sind, wurden vollständig im System umgesetzt; für andere wurden eher unterstützende Funktionen
geschaffen.
Zeitersparnis
Für die Personalreferenten und -sachbearbeiter hat sich die Zeit für das Aktenhandling erheblich reduziert – einerseits, weil Laufwege entfallen, andererseits, weil Informationen in der Akte schneller gefunden werden. Im Prozess selbst fließen alle Informationen, die bereits erfasst wurden oder im System vorhanden sind, in den nächsten Prozessschritt ein und müssen nicht
eigens zusammengesucht werden. Damit ist die Arbeit in der Personalabteilung nicht nur effizienter und schneller geworden, sondern auch
weniger fehleranfällig.
