Success Story

Schlösser GmbH & Co. KG

Aktenbasierte Steuerung von Kundenvorgängen

Bei der mittelständischen Firma Schlösser GmbH & Co KG in Mengen wurde die vorherige Abbildung von Dokumentenmanagement auf Basis eines Non-SAP basierten DMS-Systems abgelöst und durch eine SAP-basierte Lösung ersetzt. Die Dokumenten- und Prozesssteuerung erfolgt dabei wesentlich über die XFT-Basisprodukte XFT Queue Manager und XFT Task Manager.

Lösungsbeschreibung

Bei der mittelständischen Firma Schlösser GmbH & Co KG in Mengen wurde die vorherige Abbildung von Dokumentenmanagement auf Basis eines Non-SAP basierten DMS-Systems abgelöst und durch eine SAP-basierte Lösung ersetzt. Man versprach sich davon unter anderem Vorteile durch schnelleren Zugriff und Informationsfluss mit elektronischen Akten und Dokumenten sowie die effizientere Erstellung und Bearbeitung von Prozess begleitenden Dokumenten.

Schlösser hat erkannt, dass die in der SAP Plattform enthaltenen Funktionen zur Dokumentenverwaltung die richtige Basis zur Abbildung der Anforderungen bietet. Zur Vervollständigung des Funktionspakets hat sich Schlösser zusätzlich entschieden, die XFT Basic Components zu verwenden.

Im Bereich der Verwaltung von Kundendaten und Kundenvorgängen wurde eine Lösung realisiert, die einerseits langfristig relevante Informationen zum Kunden in einer Kundenakte verwaltet, anderseits werden einzelne Kundenvorgänge über dynamische Aufgabenakten bearbeitet. Im Rahmen des Projekts wurde dabei speziell der Anbahnungsprozess für Kundenaufträge optimiert, da auf Basis der vorherigen papierbasierten Prozessabbildung – verursacht durch Informationsverluste zwischen den verschiedenen Mitarbeitergruppen – immer wieder Kundenaufträge ineffizient bearbeitet wurden und teilweise sogar verloren gingen. Diese Probleme wurden mit Einführung des neuen Mediums gelöst!

Die Verarbeitung der Eingangsdokumente im Rahmen der Prozessbearbeitung wird dabei einheitlich über Aufgabenakten unter Nutzung des XFT Task Manager durchgeführt. Dokumente (Ein- und Ausgänge) zu bereits laufenden Vorgangsakten werden über dieselbe Architektur dem Prozess hinzugefügt.

Sämtliche am Prozess beteiligten Mitarbeiter können ihre Bearbeitungsschritte entweder über spezielle Recherchefunktionen oder über den Einstieg aus der Kundenakte einleiten und durchführen. Sekundenschnell stehen die Informationen vollständig am Bildschirm zur Verfügung. Die Akten bilden dabei die Klammer über sämtliche notwendigen Dokumente und Informationen sowie die Bearbeitungsfunktionen in SAP, so dass man wirklich von einer weitgehend papierlosen und aktenbasierten Prozessbearbeitung sprechen kann. Der dabei erreichte Gewinn an Bearbeitungseffizienz und letztendlich Prozessqualität ist enorm. Somit konnte bereits im ersten Jahr der produktiven Nutzung der Lösung ein gestiegenes Auftragsvolumen mit derselben internen Personaldecke abgearbeitet werden.

„Die Lösung erfüllt unsere Erwartungen vollständig und die Investition hat sich gelohnt. Es handelt sich um das erfolgreichste SAP-Projekt bei Schlösser und wir planen, zukünftig weitere Prozesse auf der geschaffenen Basis umzusetzen. XFT bietet sehr innovative Produkte zur integrierten und aktenbasierten Prozessbearbeitung auf SAP-Basis an.“
Werner Flaisch IT-Leiter bei Schlösser

In die Lösung integrierte Komponenten:

  • Separate SAP NetWeaver Installation als Prozess‑ und Integrationsplattform
  • SAP Records Management und SAP Case Management
  • XFT Task Manager zur Abbildung von Vorgangsakten
  • XFT Queue Manager zur Steuerung von dokumentenbasierten Ein‑ und Ausgängen
  • SAP ArchiveLink/Business Documents zur Ablage und Verwaltung von klassischen Geschäftsdokumenten (Einkauf, Verkauf, Finanzbuchhaltung, Personaladministration)
  • SAP DVS zur Verwaltung technischer Dokumente
  • SAP ArchiveLink (KPro CMS) als Schnittstelle zu externen Content
    Servern
  • SAP Content Server für die Ablage der Dokumente
  • SAP Online Datenbank zur Ablage und Verwaltung der Akteninstanzen, Metadaten und Dokumenten-Templates
  • SAP Business Workflow zur Unterstützung der Benutzerinteraktion (Ad-hoc) und zur Abbildung automatisierter Prozessabläufe