Success Story

Öffentliche Versicherung Braunschweig (ÖVBS)

Zentrale Posteingangs und ‑ausgangsverarbeitung, Prozess- und Aktensteuerung

Das Anliegen der Öffentlichen Versicherung Braunschweig war zunächst, eine elektronische Kundenakte mit Vertragsakten umzusetzen. Zur Einbindung verschiedener Eingangsszenarien der Dokumente in die Geschäftsprozesse wurde zusätzlich eine zentrale Posteingangsverarbeitung implementiert. Eine integrierte Terminverwaltung rundet die Lösung ab.

Lösungsbeschreibung

Das Anliegen der Öffentlichen Versicherung Braunschweig war es, eine elektronische Kundenakte mit Vertragsakten umzusetzen. Zunächst lag der inhaltliche Fokus der Lösung auf den unterschiedlichen Dokumenten, die in der Akte abgebildet werden sollten. Schnell wurde jedoch deutlich, dass die diversen Eingangsszenarien für die Dokumente sowie die sich daraus ergebenden Geschäftsprozesse einen wesentlichen Aspekt bei der Umsetzung der Lösung spielen würden. Damit wurde der Fokus der Lösung auf eine zentrale Posteingangsverarbeitung mit integrierter Geschäftsprozess- und
Aktensteuerung erweitert.

„Die eingesetzte Lösung bietet sowohl für die Anwender der Fachbereiche als auch für die Administration erheblichen Nutzen. Die Anwender schätzen die integrierten Dokumentenbearbeitung mit Weiterleitung, Absprüngen in angrenzende Systeme und allen Aktenfunktionen wie umhängen oder kopieren. Die Administratoren können über eine zentrale Console die Prozesse überwachen bzw. steuern. Ein weiterer Vorteil liegt im modularen Aufbau der Lösung, die alle notwendigen Funktionalitäten in Services zur Verfügung stellt. Dies vereinfacht weitere Ausbaustufen“. sagt Frank Jesinghausen, CC-Leiter der Braunschweig IT GmbH.

Eine entscheidende Rolle spielt hierbei der XFT Queue Manager, der als zentrale Instanz zur Verarbeitung diverser Eingangskanäle und der Erzeugung und Verteilung von Geschäftsvorgängen in die jeweiligen Fachbereiche dient. Der XFT Queue Manager ist damit das Bindeglied zwischen eingehenden Informationen und deren Verarbeitung in Geschäftsvorgängen sowie deren Dokumentation in den verschiedenen Akten.

Die eingehenden Dokumente unterschiedlicher fachlicher Bereiche werden nach einem standardisierten Verfahren interpretiert und an den jeweiligen Fachbereich verteilt. Parallel dazu erfolgt die Erzeugung bzw. Aktualisierung der Kunden- bzw. Vertragsakte sowie die Integration des SAP CRM durch automatische Anlage eines Kundenkontaktes. Die erzeugten Geschäftsvorgänge werden ebenfalls in der jeweiligen Vertragsakte dokumentiert. Mit der Verarbeitung der Geschäftsvorgänge über eine integrierte Bearbeitungsoberfläche erfolgt über den XFT Queue Manager die Fortschreibung der diversen Akten, so dass zu jeder Zeit die Aktualität der Akten gewährleistet ist.

Eine in die Vertragsakten integrierte aktenbasierte Terminverwaltung auf Basis einer Aktenlösung mit dem XFT Task Manager runden den serviceorientierten Lösungsansatz ab. Das Ziel der Öffentlichen Versicherung Braunschweig, ein „papierarmes Büros“ umzusetzen, wird somit Schritt für Schritt verwirklicht.

Highlights

Serviceorientierter Architekturansatz zur zentralen Steuerung der Ein- und Ausgangspost auf Basis von SAP Records Management und der XFT-Basiskomponenten

Automatisierte „End-to-End“ Prozessunterstützung von Posteingang über Verteilung von Geschäftsvorgängen und deren Verarbeitung bis zur Befüllung und Aktualisierung von Kunden‑ und Vertragsakten

Integration fachspezifischer Funktionen und Anwendungen in die Prozessverarbeitung

Einheitliche und standardisierte Abwicklung der Dokumentenverarbeitung

Aufwandsreduzierung durch Wiederverwendbarkeit implementierter
Services

Zentrale Administration und zentrales Monitoring aller Prozesse zur
Eingangsverarbeitung, Prozesssteuerung und Aktenverarbeitung

Eingesetzte Kernkomponenten

  • SAP Records Management als Basis der Abbildung von Kunden‑ und Vertragsakten in verschiedenen Ausprägungen
  • XFT Queue Manager als zentrale Instanz der Eingangsverarbeitung, der
    Prozesssteuerung und des technischen Aktenhandlings
  • XFT Task Manager als Add-On zum SAP Records Management zur erweiterten und spezifischen Abbildung von Vertragsakten und der Terminverwaltung innerhalb der Vertragsakten
  • Adobe Interactive Forms als Basistechnologie für die Abbildung von Beratungsprotokollen im Zuge der EU-Vermittlerrichtlinie als weiterer Eingangskanal
  • Integration von SAP‑ und Non-SAP-Anwendungen (z. B. SAP Policy
    Management, SAP CRM, FJA Life Factory)