Ziel des Projekts „Automatische Rechnungseingangsverarbeitung“ beim Fahrzeugteilehersteller Brose war, die Rechnungsbearbeitung vollständig papierlos und in einem zentralen System abwickeln zu können, und dadurch die Rechnungsbearbeitung und -genehmigung zu beschleunigen und transparenter zu gestalten. Dies wurde mit dem XFT Invoice Manager effizient realisiert.
Die Brose Gruppe beliefert mehr als 80 Fahrzeughersteller und 30 Zulieferer in der ganzen Welt mit mechatronischen Systemen und Elektromotoren. Mehr als 19 000 Mitarbeiter sind an 53 Standorten in 23 Ländern auf allen wichtigen Automobilmärkten für Brose tätig. Im Geschäftsjahr 2011 erzielte die Brose Unternehmensgruppe einen Umsatz in Höhe von mehr als 4 Mrd. Euro.
Bei Brose wird seit 2002 die Buchhaltung für sieben Standorte in Deutschland von einem Shared-Service-Center am Standort Hallstadt abgewickelt. Obwohl ca. 95 % der Kreditorenrechnungen direkt im SAP-System über Gutschriftverfahren verrechnet werden, liegt das Volumen der im Shared-Service-Center bearbeiteten Eingangsrechnungen bei über 60 000 im
Jahr.
Seit 2003 wurden die Rechnungen nach der Genehmigung gescannt und elektronisch archiviert; die Prüfung und Genehmigung erfolgte
jedoch papierbasiert. Dadurch waren die Rechnungen oft Tage, manchmal sogar Wochen im Unternehmen unterwegs; manche gingen sogar
ganz verloren.
Deshalb wurde 2008 das Projekt „Automatische Rechnungseingangsverarbeitung“ ins Leben gerufen. Ziel war es, die Rechnungsbearbeitung vollständig papierlos und in einem zentralen System abwickeln zu können und dadurch die Rechnungsbearbeitung und ‑genehmigung zu beschleunigen und transparenter zu gestalten.
Da bei Brose bereits Software-Lösungen für die Scan-Erfassung und die Archivierung der Rechnungen etabliert waren, suchte man nach einem Produkt, das einerseits problemlos mit diesen zusammenarbeitete, andererseits bestmögliche Integration mit SAP versprach. Schließlich fiel die Wahl auf den XFT Invoice Manager, einem SAP-Add-on der XFT GmbH aus Walldorf, die auf Lösungen für das Dokumenten- und Prozessmanagement in SAP spezialisiert ist. Der XFT Invoice Manager funktioniert mit allen etablierten Scan- und Archivlösungen. Außerdem waren schon länger andere Produkte von XFT bei Brose im Einsatz und hatten sich als gleichermaßen flexibel und zuverlässig erwiesen.
Aufbau der Lösung
Herzstück des XFT Invoice Manager ist der zentrale Rechnungseingangsmonitor, aus dem heraus der Buchhalter in der Rechnungsprüfung alle zu bearbeitenden Rechnungen im Blick hat und den gesamten Prozess, von der Vorerfassung bis zur Freigabe und Buchung, zentral
steuern kann. An ihn angebunden sind ein Scan-Client (Kofax) sowie ein SAP-Archivsystem zur revisionssicheren Archivierung der gescannten und bearbeiteten Rechnungen
Über die SAP-Standardschnittstelle ArchiveLink werden die vom Scan-Client per OCR extrahierten und vorvalidierten Daten zusammen mit dem Original-Scan an den XFT Invoice Manager übergeben. Der XFT Invoice Manager erzeugt für jede gescannte Rechnung einen eigenen SAP-Vorgang im zentralen Rechnungseingangsbuch und ermittelt anhand der SAP-Lieferantenstammdaten automatisch den zuständigen
Buchhalter. Gleichzeitig führt der XFT Invoice Manager weitere Datenprüfungen durch, z. B. ob die Kreditorendaten vollständig im System vorhanden sind. Die digitalisierte Originalrechnung wird unterdessen als PDF-Dokument im SAPArchivsystem abgelegt.
Der Rechnungsvorgang in SAP wird vom XFT Invoice Manager mit den vom Scan-Client extrahierten Daten befüllt. Dann prüft der XFT Invoice Manager, ob die Voraussetzungen zum automatischen Buchen erfüllt sind. Ist eine automatische Buchung nicht möglich, wird die Rechnung in SAP vorerfasst und im Rechnungseingangsmonitor mit dem entsprechenden Status angezeigt. Das PDF des Original-Rechnungsscans wird dabei automatisch mit dem vorerfassten oder vollständig verbuchten SAP-Beleg verknüpft.
Aus dem Rechnungseingangsmonitor heraus startet der Buchhalter per Knopfdruck den Genehmigungs-Workflow. Als Genehmiger wird automatisch der SAP-Benutzer vorgeschlagen, der die zugehörige Bestellung aufgegeben hat; der Buchhalter kann jedoch auch jeden anderen Benutzer im System auswählen. Im Notizfeld kann er aus verschiedenen Standardtexten den passenden auswählen und einfach für den Vorgang übernehmen.
Der Genehmiger bekommt nun das Rechnungs-PDF zusammen mit der Anfrage in den Nachrichteneingang im SAP Business Workplace zugestellt. Gleichzeitig erhält er eine E‑Mail mit einem Link, über den er die Rechnung über die SAP-Weboberfläche auch von außerhalb des Systems in seinem Browser aufrufen kann. Für die Rechnungsbearbeitung hat er drei Möglichkeiten zur Auswahl:
1. freigeben,
2. ablehnen,
3. weiterleiten.
Lehnt der Genehmiger die Freigabe ab, muss er eine Begründung im Notizfeld erfassen. Diese übernimmt der Buchhalter dann in das Schreiben, das er dem Lieferanten zusammen mit der nicht genehmigten Rechnung zurückschickt. Leitet der Genehmiger die Rechnung weiter, wird dies im Rechnungseingangsmonitor als neuer Workflow-Schritt erfasst und der aktuelle Bearbeiter wird angezeigt. Damit hat der Buchhalter jederzeit den Überblick, wo die Rechnung gerade steht.
Wenn ein Genehmiger nicht innerhalb von zwei Arbeitstagen reagiert, bekommt er automatisch vom System eine Erinnerungsmail geschickt; nach zwei weiteren Arbeitstagen eine zweite. Bei der dritten Erinnerung, nach weiteren drei Arbeitstagen, wird automatisch der Vorgesetzte mit informiert. Der Vorgesetzte wird dabei über das SAP-Organisationsmanagement in SAP HCM ermittelt.
Transparenz
Der Genehmigungsprozess ist während der Bearbeitung vollständig transparent und auch im Nachhinein gut nachvollziehbar. Insbesondere lässt sich eindeutig nachprüfen, wer die Rechnung freigegeben hat.
Verfügbarkeit
Alle Informationen sind zeitnah zentral verfügbar – auch für die entfernteren Standorte im Unternehmen, die vorher kaum Zugriff auf Rechnungsbelege hatten.
Datenqualität
Die Qualität der Lieferanten-Stammdaten im SAP-System hat sich seit Einführung des Systems erheblich verbessert. Weil eine Rechnung nur mit vollständigen Lieferanten-Stammdaten validiert werden kann, überprüft inzwischen der Einkauf spätestens bei der Bestellung die Lieferanten-Stammdaten und ergänzt sie, falls nötig. Davon profitiert das gesamte Unternehmen, nicht nur die Buchhaltung.
Zeitersparnis
Die Bearbeitungszeit für Rechnungen hat sich drastisch verkürzt. Allein das automatische Buchen, von dem seit Einführung höchstens 5 bis 10 % der Rechnungen erfasst werden, führt zu einer Zeitersparnis von einigen Stunden wöchentlich. Dadurch konnte das Shared Service Center seine Dienste nach und nach auf weitere Standorte ausdehnen, ohne das bestehende Buchhalterteam mit dem wachsenden Rechnungsvolumen zu überfordern.
