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Die digitale Personalakte mit xft personnel file

Alles an einem Platz

  • Zentraler, gleichzeitiger, standortunabhängiger Zugriff
  • Komplette Produktlösung vollständig in das bestehende SAP-HCM System integriert
  • Arbeitet auf original SAP-Datenbestand, dadurch stets aktuell, auch ohne Datensynchronisierung und -replikation
  • Alle wesentlichen SAP-Transaktionen direkt aus der Personalakte erreichbar
  • Alle Funktionalitäten in einer Arbeitsoberfläche

Jeder sieht nur, was er sehen darf

  • Verschiedene Sichten für verschiedene Benutzergruppen definierbar (HR-Sachbearbeiter und Gelegenheitsbenutzer)
  • Sicht für HR-Sachbearbeiter wird über HCM-Berechtigungen gesteuert (Infotypen, strukturelle Berechtigungen)
  • Sicht für Gelegenheitsbenutzer wird über SAP-Benutzerrollen gesteuert
  • Berechtigungs- bzw. rollenabhängiger Zugriff auf Akten, Aktenregister/-ordner, Dokumente und verfügbare Funktionen
  • Zeitlich befristete Ausleihe mit eingeschränktem Zugriff möglich (Ausleihprozess)
  • Fortlaufende Protokollierung aller Aktenzugriffe und -aktionen (konfigurierbar)

Zugriff überall, jederzeit

  • Personalakte direkt im SAP GUI, im Webbrowser (WebDynpro) und per Mobile Devices (SAP Gateway + SAPUI5 Frontend) erreichbar
  • Integration mit dem SAP-Portal und Employee-/Manager-Self-Services (ESS/MSS)

Höchster Bedienkomfort

  • Übersichtliche, strukturierte Dokumentenablage
  • Einfache Navigation per Dokumentenvorschau
  • Funktionsleiste für Aktenfunktionen
  • Kontextmenüs für Funktionen auf Aktenordner und Dokumente
  • Notizfunktion für fortlaufende Akten- und Dokumentennotizen
  • Lesezeichenfunktion
  • Integration von MS Offi ce, MS Outlook, Lotus Notes, Desktop und Windows Filesystem (mit xft document connector)
  • Einfache Drag&Drop Ablage von Dokumenten aus MS Outlook, Lotus Notes und Windows Filesystem
  • HR-Dokumenterzeugung und Arbeitszeugniserstellung auf Basis von MS Word (mit xft document composer und xft Zeugnismanager)
  • Automatische Ablage von selbst erstellten Dokumenten (z.B.
    Bescheinigungen PM20)
  • Direkter Absprung aus und auf zentrale HR-Funktionen (PA20, PA30, PA40..)
  • Dokumenteingang aus Scannen mit Barcode (SAP Standardszenario)

Alles im Griff

  • Operatives Reporting über den Aktenbestand
  • Vordefinierte Genehmigungs- und Freigabeszenarien für Aktenausleihe, Löschen und Umhängen von Dokumenten
  • Ad-hoc Workflows für individuelle, situative Prozesse
  • Massenoperationen (z.B. Sichtprüfung für Löschen aus automatischer Überwachung)
  • Erweiterungsfähig für die Einbindung von Formularszenarien (Processes & Forms, xft document composer)
  • MS Office + E-Mail Integration

Alles im Blick

  • Zugriff auf Workfl ows aus der Akte möglich Zustellung von Aufgaben per SAP-Workflow und E-Mail
  • Terminüberwachung und Statusanzeige für alle Aufgaben/Workitems
  • Finale Dokumente werden automatisch in die Personalakte eingestellt; Arbeitsversionen sind über Workflow bzw. Checkliste
    erreichbar

Auf der sicheren Seite

  • Vollständige Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Prozessen und Ergebnissen
  • Automatische Überwachung des Aktenbestands
  • Automatisches Starten von Workflows und Prozessen zur Löschung temporärer Dokumente (z. B. Abmahnungen)
  • Laufende und abgeschlossene Workflows vollständig protokolliert und nachvollziehbar
  • Hohe Prozesssicherheit und Compliance

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