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Dateneingang und Verprobung

  • Flexibler, offener Dateneingang für unterschiedlichste Eingangsformate: OCR, IDoc, XML, PDF, ZUGFeRD u.v.m.
  • Automatisches Verproben der Eingangsdaten gegen Daten in SAP (Bestelldaten, Lieferantenstammdaten, Wareneingänge etc.)
  • Automatische Prüfung auf doppelten Rechnungseingang / Duplikate
  • Vollständiges Vorbefüllen der SAP-Standard-Buchungstransaktionen mit den extrahierten und verprobten Daten
  • Verarbeitung von FI- und MM-Rechnungen (Rechnungen ohne und mit Bestellbezug), Gutschriften, Anzahlungen etc.
  • Automatisches Starten von Bearbeitungs- und Genehmigungsworkflows, z.B. bei Preis- oder Mengenabweichung

Rechnungseingangsmonitor

  • Zentrales Cockpit für den Rechnungsprüfer (optional auch weitere Anwendergruppen)
  • Tabellarische Anzeige des aktuellen Rechnungsbestands mit umfangreichen Selektionsmöglichkeiten; benutzerspezifische Ansichten und Selektionen möglich
  • Transparente Darstellung aller Rechnungen mit Statusübersicht
  • Anzeige der ermittelten Rechnungs- und Bestellpositionen, Wareneingangsdaten, Kontierungsdaten und Steuerdaten
  • Anzeige von Zahlungssperren
  • Automatische Überwachung von Skonto- und Nettofälligkeiten, Anzeige der verbleibenden Tage und Statusampel
  • Direkter Zugriff auf den Original-Scan der Rechnung und alle verknüpften Rechnungsbelege
  • Direkter Zugriff auf zugehörige Lieferanten-, Wareneingangs- und Bestelldaten in SAP FI/MM
  • Direkter Zugriff auf SAP-Standard-Buchungstransaktionen (MIRO, FB60, ME2DP u.a.)
  • Bereitstellung aller Funktionen für die Rechnungsbearbeitung aus FI/MM über Kontextmenüs und Menüleiste
  • Anzeige aller laufenden Genehmigungs- und Bearbeitungsworkflows zu einer Rechnung und ihren Rechnungspositionen
  • Überwachung aller laufender Workflows, Statusanzeige als Text und Statusampel
  • Genehmigung und Stornierung von Rechnungen direkt aus dem Monitor möglich; Stornierung bricht alle laufenden Workflows ab (optional)
  • Rechnungen und Aufgaben lassen sich direkt aus dem Rechnungseingangsbuch heraus per E-Mail versenden
  • Verknüpfung von Rechnungen möglich, z.T. auch automatisierbar
  • Direkte Erstellung von Korrespondenz, wie z.B. Rücksendeschreiben, möglich (mit xft document composer)
  • Zahlreiche Auswertungs- und Reportingfunktionen

Rechnungsbearbeitung

  • Automatisches regelbasiertes Buchen von Rechnungen mit Bestellbezug (kann im Customizing auf einzelne Buchungskreise / Lieferanten beschränkt werden)
  • Standardisierte MM Szenarien für Preis- und Mengenabweichung, sowie Fehlender Wareneingang
  • Standardisierte FI Szenarien für Kontierung und Freigabe
  • Standard-Szenarien lassen sich schnell und einfach anpassen und um eigene Szenarien ergänzen
  • Individuelle, situative Informations- und Genehmigungsumläufe möglich (Ad-hoc-Workflow)
  • Versand von Aufgaben per SAP Workflow und E-Mail-Eskalationsverfahren mit flexibel einstellbarem Alerting-System
  • Zugriff auf Genehmigungsmaske für Rechnungen und Rechnungspositionen per Web-Browser geräteunabhängig und auch von außerhalb des SAP-Systems möglich
  • Vollständige Protokollierung aller Bearbeitungs- und Genehmigungsschritte
  • Verknüpfung aller Dokumente des Prozesses mit dem gebuchten Beleg (Rechnungsoriginal, Workflow- und Aktivitätenprotokolle, manuell hinzugefügte Dokumente)
  • Optional: Rechnungsfreigabe mit elektronischer Signatur

System und Architektur

  • Zertifiziertes SAP Add-on – 100% kompatibel zu SAP ERP und S/4 HANA
  • Zugriff auf Genehmigungsmaske für Rechnungen und Rechnungspositionen per Webbrowser und/oder per SAPUI/Fiori App
  • Konsequent modular aufgebaut (SOA-Prinzip); dadurch hohe Update- und Releasesicherheit
  • SAP-Berechtigungswesen und Standardszenarien voll nutzbar
  • Fügt sich nahtlos in die bestehende Systemlandschaft (SAP-Applikationen, Lieferantencockpit, Vertragsakte u. v. m.) ein
  • Skalierbar: Anbindung auch mehrerer ERP-Buchungssysteme an einen zentralen Rechnungseingangsmonitor
  • Offen für beliebige Eingangskanäle
  • Vollständige Prozesstransparenz und Compliance, da keine Systembrüche
  • Zentraler Roll-out einer standardisierten und harmonisierten Rechnungseingangsverarbeitung in verschiedene Unternehmensbereiche via Global-Template-Ansatz

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