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Der xft document connector integriert das SAP-basierte Dokumenten-, Akten- und Prozessmanagement von xft nahtlos in die gewohnte Client-Umgebung des Benutzers. Dokumente, Dateien oder E-Mails können direkt aus der Anwendung heraus nach SAP eingecheckt, mit SAP-Objekten verknüpft und in elektronische Akten abgelegt werden; sie können sogar Prozesse in SAP anstoßen.

Der xft document connector Client unterstützt MS Office, den MS Explorer, MS Outlook sowie Lotus Notes in den gängigen Versionen.

Der xft document connector Client

Häufig wird bei Dokumentinhalten in E-Mails oder bei Dateien, die im MS Explorer verwaltet werden, von „unstrukturierten Daten“ gesprochen. Trotzdem gehören diese Informationen in aller Regel zu einem Geschäftsprozess und sollten auf einfache Weise in den strukturierten Kontext überführt werden
können. Für Kunden, die ihre Geschäftsprozesse schwerpunktmäßig mit SAP-Anwendungen verwalten, drängt sich eine integrierte Daten- und Dokumentenhaltung in SAP nahezu auf. Der xft document connector Client, der Bestandteil der xft add-on suite ist, hebt den Bruch zwischen SAP sowie MS Office und E-Mail-Systemen (MS Outlook und Lotus Notes) auf und bietet dem Anwender eine komfortable Ablagemöglichkeit für relevante Dokumente im Geschäftsprozesskontext. Durch die Entkopplung von Client und SAP-Backend über eine Hintergrundverarbeitung (xft queue manager) kann in SAP prinzipiell jede Verarbeitungsform unterstützt werden.

Das MS-Outlook-Control des xft document connector

Entgegen des Outside-in Ansatzes des xft document connector Clients handelt es sich beim MS-Outlook-Control um einen zusätzlich bzw. alternativ verfügbaren Inside-out-Ansatz, der nur für elektronische Aktenszenarien mit xft in SAP verfügbar ist. Es erleichtert die vollständige Dokumentation von Prozessen erheblich. Hierbei hat der Benutzer die Möglichkeit, im Änderungsmodus der Akte auf der rechten Seite über das MS-Outlook-Control seine
E-Mail-Verzeichnisse einblenden zu lassen. Die Ablage entweder einer ganzen E-Mail oder auch einzelner Attachments in die Akte erfolgt per Drag&Drop.

Das MS-Outlook-Control kann sowohl in Verbindung mit dem xft document connector Client als auch unabhängig davon bezogen werden.

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