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Mit dem xft document composer holt xft einen weiteren entscheidenden Baustein für ein vollständig integriertes Prozess- und  Dokumentenmanagement auf die SAP-Plattform: die Dokumenterstellung. Damit lassen sich direkt aus den SAP-Anwendungen heraus Dokumente generieren – zentral, flexibel und  ganz ohne Systembrüche. Der Benutzer kann dennoch mit den Tools arbeiten, die ihm am vertrautesten sind: mit Microsoft Word und Excel.

Dokumenterstellung direkt im SAP-System

Ein ganzheitliches Dokumenten- und Prozessmanagement ist erst vollständig, wenn nicht nur bereits bestehende Dokumente zentral verfügbar gemacht und in den Prozesskontext eingebunden werden, sondern auch die Erzeugung neuer Dokumente. Dem gegenüber steht das Bedürfnis der Anwender, mit dem vertrauten Textverarbeitungsprogramm arbeiten zu können – in aller Regel Microsoft Word bzw. Microsoft Excel.

Der xft document composer ermöglicht beides. Mit ihm lassen sich Dokumente direkt aus den SAP-Anwendungen heraus erzeugen, wobei die Verarbeitung vollständig zentral im SAP-System erfolgt. Als Viewer und Editor dient dem Benutzer jedoch Microsoft Word. Damit wird nicht nur jeglicher Systembruch zwischen den Dokumenten und den darin verarbeiteten Daten aufgehoben, sondern auch die Brücke zwischen dem SAP-System und der Office-Umgebung des Anwenders geschlagen.

Einsatzbereiche:

  • Personalmanagement: Bescheinigungen, Umgruppierungsschreiben, Rundschreiben, Personalstammblatt ...
  • Einkauf: Angebotsschreiben, Verträge, ...
  • Kundenbetreuung und Service: Anschreiben, Benachrichtigungen, Kundenstammblatt, individueller Schriftverkehr ...
  • Rechnungseingangsverarbeitung: Rechnungsrücksendungen, Lieferantenstammblatt, ...
  • Produktlebenszyklus: Bemusterungsdokumente, Collaborative Engineering, Freigabedokumente, Lieferantenblatt, Testergebnisblatt, ...

Vorteile:

  • Dokumente werden direkt in SAP erzeugt und verlassen zu keinem Zeitpunkt die integrierte Prozessumgebung.
  • Dokumente können direkt im Kontext des jeweiligen Prozesses erzeugt werden – auch automatisch, im Hintergrund, ohne Aktivität des Benutzers.
  • Die zentrale Datenhaltung in SAP ermöglicht den direkten Zugriff auf Daten aus den SAP-Anwendungen, ohne Datenreplikation oder zusätzliche Schnittstellen, sowie eine hohe Wiederverwertbarkeit von aufbereiteten Daten und Textbausteinen.
  • Durch die Nutzung des SAP-Berechtigungswesens für den Zugriff auf Vorlagen, Bausteine und Daten sind sensible Informationen und Prozesse bestmöglich geschützt.
  • Es muss keine eigene, separate Infrastruktur aufgebaut werden: Der xft document composer läuft auf dem bestehenden SAP-System mit. Der Benutzer benötigt nur Microsoft Word bzw. Excel für die Anzeige und Nachbearbeitung der Dokumente.
  • Weil sich die erzeugten Dokumente nachbearbeiten lassen, eignet sich der xft document composer auch für die Texterstellung in nicht vollständig reglementierten oder standardisierten Kontexten.

Grundlage der Dokumente: Vorlagen

Basis einer Vorlage ist eine ganz normale Word bzw. Excel-Datei, in die Platzhalter für Daten, Textbausteine oder Tabellen eingefügt werden. Das Mapping der Daten erfolgt im xft document composer einfach per Drag & Drop. Für die Erstellung von Vorlagen sind keine besonderen Programmierkenntnisse erforderlich, so dass Vorlagen auch von den Fachabteilungen angelegt werden können. Mit dem Bedingungseditor können Regeln formuliert werden, nach denen bestimmte Platzhalter bei der Dokumentenerzeugung gefüllt werden. Außerdem lassen sich zu einer Vorlage verschiedene Varianten (z. B. für verschiedene Organisationseinheiten im Unternehmen) anlegen, von denen später automatisch die jeweils passende ausgewählt wird.

Die Dokumenterstellung

Die Dokumenterstellung kann auf verschiedene Weise angestoßen werden:

  • durch Aufruf einer speziellen SAP-Transaktion, direkt im SAP oder über einen Button, der in der jeweiligen SAP-Anwendung zur Verfügung gestellt wird,
  • über ein Dokumentencockpit, das den eigenen Vorlagenvorrat, Favoriten und zuletzt erstellte und bearbeitete Dokumente anzeigt,
  • automatisch im Hintergrund, ohne aktive Beteiligung eines Nutzers.

Anhand anwendungsspezifischer Attribute wird zunächst automatisch die jeweils richtige Variante der benötigten Vorlage ausgewählt. Dann öffnet sich – je nach Implementierung und Anwendungskontext – entweder direkt das Dokument oder zunächst ein Benutzerdialog. Dieser kann eine Auswahl aus verschiedenen passenden Vorlagen anbieten oder weitere benötigte Informationen abfragen, die nicht bereits durch die Anwendung bekannt sind.

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