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Mit dem xft compliance cycle sind unübersichtliche Freigabeszenarien passé. Der xft compliance cycle verbindet die Eigenschaften eines Adhoc- Workflowsystems mit den notwendigen Steuerungs- und Protokollierungsfunktionen für transparente Freigabeumläufe und setzt dabei neben Einfachheit und Erweiterbarkeit vor allem auf Nachvollziehbarkeit der Prozesse.

Effiziente Prozesse dank digitaler Freigabe

Digitale Freigabeprozesse bestimmen den Alltag in vielen Unternehmen. Damit diese effektiv abgebildet werden können, ermöglicht der xft compliance cycle die flexible Ad-hoc-Erweiterung von Workflowprozessen über teilweise vordefinierte Laufwege im SAP-System. Hierbei wird besonderer Wert auf Einfachheit, Erweiterbarkeit und Nachvollziehbarkeit gelegt - compliance-gerechte Freigaben sind damit keine Zukunftsmusik mehr!

Herkömmliche Workflowsysteme benötigen für die Abbildung digitaler Freigabeszenarien vorgegebene Ablaufpläne oder sind als reine Ad-hoc Workflowsysteme ausgeprägt. Der xft compliance cycle kombiniert die beiden Arten. Dadurch steht den Kunden ein Workflowsystem zur Verfügung, dass innerhalb des vordefinierten Ablaufplans Ausnahmen zulässt, die nicht im Voraus beim Customizing des Workflows vordefiniert sein müssen. Durch die Kombination des xft compliance cycles und des SAP Business Workflows reduziert sich der Aufwand der Implementierung von Freigabeumläufen enorm. Der Kunde kann sich bei der Konzeptionierung und Implementierung auf die standardisierbaren Abläufe konzentrieren, da die Ausnahmen durch die Flexibilität des xft compliance cycle abgedeckt werden.

Flexibilität ist kein Fremdwort

Der xft compliance cycle wurde so entwickelt, dass er sowohl fix vorgegebene als auch komplett vom Anwender erstellte Abläufe bearbeiten kann. Diese Flexibilität geht soweit, dass der Anwender frei erstellte Abläufe speichern kann und diese beim nächsten Aufruf des Freigabeumlaufes im gleichen Kontext als Vorschlag erhält. Dadurch müssen nicht alle Abläufe zwingend in Workflowmuster gepresst werden. Gerade bei sich häufig ändernden Prozessen ist dies von großem Vorteil. Der Laufweg des Cycles kann von berechtigten Benutzern zudem sogar während des laufenden Workflows einfach angepasst werden. z.B.: können zusätzliche Genehmiger hinzugefügt oder ein Workitem aus der Inbox einer abwesenden Person herausgenommen und neu zugestellt werden. Alle Tätigkeiten, Entscheidungen, Notizen und Änderungen am Laufweg werden dabei detailliert protokolliert.

Transparente Abläufe statt Freigabechaos

Die Zustellung der Aufgabe, z.B. die Freigabe einer Bestellanforderung oder ein Zeugnisfreigabeprozess, erfolgt per SAP Business Workflow, zusätzlich kann bei Bedarf eine E-Mail versendet werden. Dabei gibt es für jeden Anwender die passende Benutzeroberfläche - SAP GUI, WebDynpro oder mobil per SAPUI5. In der SAP Business Workflow Inbox kann jeder Bearbeiter Dokumente flexibel und einfach prüfen und kommentieren sowie das Workitem freigeben bzw. ablehnen oder zurückweisen. Der gesamte Freigabeworkflow ist dabei in jedem Bearbeitungsschritt transparent und nachvollziehbar und kann nach Abschluss zusätzlich über ein automatisch generiertes PDF-Protokoll dokumentiert und dargestellt werden. Um den heutigen und zukünftigen Anforderungen einer compliance-gerechten Workflowlösung zusätzlich Rechnung zu tragen, wird die Möglichkeit zur Verwendung einer elektronischen Signatur bei der Freigabe im Standard mit ausgeliefert.

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