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Ab sofort steht das neue Release 4.70 der xft add-on suite bereit. Nachdem mit dem vergangenen Release 4.60 die Suite gleich um mehrere neue Anwendungen erweitert wurde, liegt der Fokus des aktuellen Release 4.70 auf der Abrundung bestehender Anwendungen. Daneben wurden die Basiskomponenten weiter ergänzt, Anpassungen der Suite an SAP S/4HANA vorgenommen und technologische Neuerungen eingearbeitet. Eine Produktneuheit gibt es jedoch auch im Release 4.70, die die bestehenden Anwendungen im Kontext Mitarbeiter ergänzt: der xft personnel manager für die Digitalisierung von Personalprozessen in SAP.

Die Produktneuheit im Überblick:

Der xft personnel manager dient dazu, standardisierte Abläufe im Personalbereich einfacher im SAP System abzubilden. Damit können z.B. Prozesse wie die Beantragung von Sonderurlaub, Versetzung zwischen Abteilungen, Antrag auf Elternzeit, Änderung der Arbeitszeit usw. unterstützt werden. Wichtige Ziele sind die einfache Bedienbarkeit, die Einheitlichkeit der Abläufe und die hohe Anpassbarkeit an kundenindividuelle Prozesse. In der Regel startet der Prozess mit einem Antragsformular, das als Webformular oder im SAP GUI ausgeprägt werden kann. In den Folgeprozess-Schritten werden Genehmigungen eingeholt, Informationen zur Kenntnisnahme verteilt, Checklisten abgearbeitet, offizielle Unterlagen als Dokumente generiert und personalbezogene Daten erfasst oder geändert.

Die Produktweiterentwicklungen im Überblick:

Bei der Personalakte xft personnel file entstehen einige neue Funktionen wie z.B. Erweiterungen zur Verwaltung der Aufbewahrungsfristen („Löschregeln“) und zur Klassifikation des Posteingangs. Daneben lag der Entwicklungsfokus auf der Erweiterung der Anwendung in SAPUI5 und auf der Integration der Personalakte mit SAP SuccessFactors.

Die Vertragsverwaltung xft contract manager wurde u.a. um die Bereitstellung von Untervertragsarten erweitert. Als Alternative zu den bisherigen, einzelnen Popups gibt es nun eine neue Dialogform mit übersichtlichen Reitern. Daneben gibt es ein neues BOR-Objekt mit einer Vielzahl von Attributen.

Beim xft invoice manager (Rechnungseingangsverarbeitung) wurden neue Bearbeitungsoberflächen (z.B. Kontierung, Genehmigung) in SAPUI5 als Alternative zu den bestehenden SAPGUI Oberflächen ergänzt. Ebenfalls für SAPUI5 wurde eine Reporting App bereitgestellt, die es u.a. ermöglichen, die Aufteilung von Rechnungsvorgängen u.a. nach Bereichen, Kategorien (z.B. Kostenstellen, Warengruppen), Eingangswegen oder Klassifikation auszuwerten.

Der xft purchase manager für die Abwicklung von Beschaffungsvorgängen verfügt nun u.a. über Funktionen zum Erstellen von Anfragen aus dem Bestellprozess.

Beim xft confirmation manager für die Verarbeitung von eingehenden Bestellbestätigungen wurde der Automatisierungsgrad weiter erhöht. Viele weitere Optimierungen schließen z.B. Lücken des SAP Standards rund um den automatischen Bestelldruck.

Der Material-Anlage Workflow xft mdg material wurde an die Änderungen des SAP-Standard Datenmodells angepasst, die sich mit SAP S/4HANA (Edition 1709) ergeben haben.
Beim Bemusterungsprozess mit xft ppap file steht die Freigabe von Teilefamilien und die Requalifizierung sowohl für Lieferanten als auch für Kunden im Vordergrund. Eine Anpassung des Datenmodells an SAP S/4HANA (Edition 1709) wurde durchgeführt.

Mit dem Einsatz des xft sales managers werden Freigaben für Angebote und Auftragsbestätigungen gesteuert. Die Ermittlung der Genehmiger erfolgt anhand der SAP SD Daten. Der Stand der Freigabe ist sowohl bei der Suche als auch in den Akten sichtbar. Zusätzlich wurde die Integration mit dem SAP SD Modul vertieft, z.B. die automatische Anlage der Akten zu Angeboten oder Aufträgen mit Aktualisierung der zugehörigen Vorgangsakten. Eine Anpassung des Datenmodells an SAP S/4HANA (Edition 1709) wurde hier ebenfalls vorgenommen.

Der xft Zeugnismanager präsentiert sich nun rollenbasiert als ansprechende SAPUI5 App und als funktionale SAP GUI Anwendung. Er hat wesentliche Erweiterungen im Erstellungsprozess sowie eine eigene Textverwaltung zur Integration und Katalogisierung von Bewertungstexten, Stationstexten und Zeugnisgründen erhalten.

Der xft note editor wurde vollständig überarbeitet. Neben optischen Verbesserungen können Teilnotizen jetzt auch klassifiziert und anhand der Klassifikation gefiltert angezeigt werden. Zusätzlich wurde die Möglichkeit zur Speicherung in der SAP Datenbank anstelle einer reinen CMS Dokument Archivierung geschaffen.

Die Weiterentwicklungen der Basiskomponenten im Überblick:

Neben dem Ausbau der Anwendungen wurde auch an der Komplettierung der Basiskomponenten gearbeitet, wovon letztlich alle Anwendungen profitieren und darüber hinaus alle Projektlösungen, die auf einem Basispaket der xft realisiert wurden.

Der xft document composer wurde um viele Details erweitert, u.a. bei Datenermittlung in komplexen Situationen und bei der Verwendung „zeilenbasierter Textbausteine“. Darüber hinaus besteht jetzt die Möglichkeit zur Einbettung von Wasserzeichen und zur Dokumentprüfung im Erstellungsprozess.

Der xft task manager ist jetzt noch besser geeignet um Prozesse zu steuern und zu überwachen. Cycle Prozesse lassen sich nun durch einfache Aktivierung in der Aktenstruktur anzeigen und komplexe Prozessabläufe können durch reines Customizing modelliert werden. Die Ablage von Dokumenten erfolgt jetzt noch einfacher direkt vom Windows Explorer per Drag und Drop in die Aktenstruktur.

Der xft organizer als Einstiegspunkt und Cockpit für Aktenlösungen wurde ergänzt. Es kommen weitere Funktionen zur Personalisierung der Anzeige hinzu. Ziel ist, dass sich Anwender schnell und effizient in der Anwendung orientieren können.

Der xft compliance cycle hat Erweiterungen vor allem rund um das automatische Versenden von Info-Mails zum Workflow erfahren, z.B. Pflege von E-Mail Adressdaten, automatische Informationen bei Prozessabbrüchen, verbesserte Vertreterregelung, Informationen zu Eskalationen sowie die Erinnerung bei Terminüberschreitung, usw.

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