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Im Sommer wird das neue Release der xft add-on suite erscheinen. Neben Produktneuheiten, die zum Teil in Zusammenarbeit mit unseren Kunden entstanden sind, werden auch unsere Bestandsprodukte und Basiskomponenten mit neuen Funktionen versorgt.

Die Produktneuheiten im Überblick:

•    Der xft Zeugnismanager für die effiziente und rechtssichere Erstellung von Arbeitszeugnissen mit Microsoft Word
•    Der xft sales manager für die ganzheitliche Prozessabbildung von Vertriebsvorgängen, z.B. Kunden-, Angebots- und Auftragsakten
•    Der xft confirmation manager für das Monitoring von Bestellbestätigungen mit Überprüfung der Auftragsfaktoren (z.B. Menge, Warenwert, Lieferdatum) sowie automatischem Starten eines Workflows bei Abweichungen

Folgende Weiterentwicklungen gibt es für die Bestandsprodukte und Basiskomponenten der xft add-on suite: mit dem xft outlook control ist statt dem Zugriff auf komplette Postfächer jetzt auch die die Suche nach E-Mails in Outlook möglich; der xft upload manager gestattet nun eine asynchrone Dokumentenablage, die das Weiterarbeiten während eines Uploadvorganges ermöglicht. Diese Komponente wird mit dem neuen Release z.B. im xft task manager zur Verfügung stehen, ebenso wie das direkte Anzeigen der Aktennotiz im Aktenkopf. Auch der xft document composer präsentiert sich mit neuen Funktionen. Neben zahlreichen technischen Verbesserungen können jetzt neben Word auch Excel-Formulare erstellt werden. Der xft invoice manager wurde um den Prozess der Logistikrechnungskontierung für unkontierte Bestellungen erweitert. In diesem Fall ist das Starten eines Workflows zur Erfassung und Genehmigung inkl. automatischer Bearbeiterermittlung möglich. Als weitere Neuerung können negative Preisabweichungen (Preisabweichungen zugunsten des Auftraggebers) erkannt und per Workflow zur Überprüfung zugestellt werden. Im xft contract manager können einzelne Benachrichtigungen in den Vertragsakten manuell ab- und angeschaltet werden. An den Benachrichtigungen lässt sich nun ein Eskalationstyp pflegen. Dadurch können wiederholte Erinnerungen an Vertragstermine auch mit einer inhaltlich abweichenden E-Mail versendet werden. Neu in Release 4.60 ist außerdem eine kontextunabhängige und anwendungsspezifische graphische Darstellung des betriebswirtschaftlichen Gesamtprozesses, z.B. verfügbar im xft sales manager. Der xft compliance cycle stellt eine neue Administrationsoberfläche zur Verfügung. Hier sind z.B. Auswertungen über die Nutzung von Cycles und die Ersetzung einzelner Bearbeiter in allen aktiven Umläufen möglich.

SAP-Basis zum neuen Release

  • SAP Basis 7.40, SP-Level 0010

Erfahren Sie mehr zu allen Neuerungen beim xft-Kundentag 2017 in Frankfurt!

Ausführliche Release-Notes zu allen Neuerungen stehen nach Release im xft-Serviceportal unter service.xft.com bereit (Registrierung/Benutzerkennung erforderlich).

»Neu: der „xft-Organizer“  
»Zentrales Cockpit zur Aktenverwaltung
»Standardfunktionen über Customizing einrichten  und konfigurierbar
-Verlauf (Anzeige der zuletzt bearbeiteten Akten)
-Favoriten (Persönliche Verwaltung von Favoriten)
-Object Navigator (Akten suchen und anlegen, Einbinden von GRP-Suchen, Transaktionen und Service-Provider-Instanzen)
-File-System-Integration
-Mail-System-Integration
-Persönliche Zwischenablage - Verlauf (Anzeige der zuletzt bearbeiteten Akten)
-Registrierung eigener Controls
»xft Basis
»Outlook Control
-Über Customizing kann eine Ablage von archivierten Mails unterbunden werden. Die Mails werden im Control noch angezeigt, jedoch ist kein Drag & Drop in die Akte mehr möglich
-Nach der Ablage von Mails über das Control können diese Mails automatisch in einen definierten Ordner verschoben werden
»PDF-Services
-Es stehen nun Standardanschlüsse für SEAL und webpdf/SoftVision, zur Konvertierung und zum Mergen von PDF-Dateien, zur Verfügung
»xft queue manager
»neue Spalten
-Anzahl der Ausführungen eines Prozesses
-Nettodauer des Prozesses in Sekunden
-System-Meldung für schwerwiegende Ausnahmen
»xft compliance cycle
-Umläufe können für beliebige Anwendungsobjekte gestartet werden, denen ein Business-Objekt zu Grunde liegt
-Customizing zur Definition von Cycle-Gründen
-Anzeige, wer der momentane Bearbeiter ist und wer mögliche Bearbeiter sein können
-Definierte Bearbeiter-Templates sind nun überschreibbar
-Textpflege über das Customizing möglich
»Arbeitsanweisung erscheint im Ausführungsdialog
»Mailtext (Versand beim Starten des Workitems)
»xft task manager  »1
»xft super document (TOP 1 aus Arbeitskreis)
-xft-eigener Dokumenten-Service-Provider mit Versionsverwaltung
-Dokumentbearbeitung über die lokale Clientanwendung
-Bearbeitung für aller Dateitypen möglich, die eine Anwendung auf dem Client haben
-Versionsverwaltungsaktivitäten durch Customizing konfigurierbar
»xft task manager  »2
»xft template manager
-spezifische Ausprägung von xft-Anwendungen
-spezifische Konfigurationen von Aktivitäten, Spalten, Prozessen und Möglichen Unteraufgaben können ausgeliefert werden
-Folgende Anwendungen liefern zum Release 4.10 eine anwendungsspezifische Ausprägung:
»xft contract manager
»xft sop manager
»xft ppap file
»xft contract manager
»Weiteres Erweiterungscontrol im CM-Organizer
»Ausprägung eines anwendungsspezifischen Templates
-spezifische Konfigurationen von Aktivitäten, Spalten, Prozessen und Möglichen Unteraufgaben können ausgeliefert werden
(Siehe Abschnitt xft
task manager, Punkt xft template manager)
»xft invoice manager
-Verarbeitung der ZUGFeRD-Formats möglich
-Workflowunterstützter Rückbelastungsprozess inkl. Dokumentenerstellung mit Smartform oder über den xft document composer
-Vorbelegung der Rückbelastungsdaten bei der Buchungstranskation MIRO
»xft document composer
-Erstellung von Dokumentdurchschriften
-Feldaktualisierungen können mit Regeln versehen werden
-Anlagen können zu Dokumentbündeln zusammengefasste werden
-Integration xft compliance cycle inklusive einer Inplace-Formularbearbeitung während des Bearbeitung-/Freigabeprozesses
-Grafikdatenverwaltung: Definition und Ablage von Grafikobjekten, wie Faksimile, Avatar, etc.
-Barcode-Integration: Barcode können generiert und direkt auf ein Formular aufgedruckt werden
-Textpassagen können in bestehenden Fließtext integriert und mit Regeln versehen werden (eingeschränkte Formatierung; einfach Ausführung von Textbausteinen)
-Bereitstellung eines Dialog-Data-Providers
»Customizing-basierte Definition von Dateneingabedialogen
»Automatisches prozessieren des Eingabedialogs in der Formularbearbeitung
»xft ppap file
-vordefinierte Template-Erstellung  mit Aktenstruktur und Aktivitäten (siehe xft task manager, Punkt xft template manager)
-Steuerung von Funktionen bei erforderlichen Forderungen
-Automatische Übernahme von Aktenelementen beim Starten einer Nachbemusterung
-Verbesserung des Anlagedialogs
-neue Funktion “Kundenfreigabe” bei Bemusterungen im Auftrags des Kunden
-neuer Suchparameter ‘Stückl. Werk verw.’ bei der Suche über Materialstücklisten. Bei der Suche kann ein Flag bei dem neuen Parameter gesetzt werden, das die Einschränkung der Suche nur auf das angegebene Werk ermöglicht .
»xft personnel file  »1
»Neue Knotenfunktion „Zugeordnete Dokumentarten anzeigen“
-Es wird eine Funktion auf dem Ordner angeboten. Die Funktion listet alle Dokumentarten auf, die für diesen Ordner im Customizing hinterlegt sind. Dient der Schnellübersicht, inkl. Berechtigungen
»Adminreport „Initiales Befüllen von Personalakte“
-Der Report ermöglicht eine komplette Initialbefüllung von Personalakten. Die Befüllung basiert auf einem vom Benutzer hochzuladendem Dokument. Dient dem Testdatenaufbau, bzw. kann auch nach der Rückkopie eines Systems benutzt werden, um einen Testaktenbestand wiederaufbauen zu können.
»Erweiterung der Aktenfunktion „Gehe zu anderer Akte“
-Die Funktion wurde um das Anlegen einer Personalakte erweitert, sofern noch keine Personalakte für diese Personalnummer existiert. Dies wird auch aktenartübergreifend ermöglicht
»xft personnel file  »2
»Erweiterung Suche in Akte
-Die Suche und deren Trefferliste wurden verbessert. Suche mit Wildcard (*), Trefferliste mit mehr Informationen.
»Automatische Überwachung der Löschfristen  (Retention Management)
-Es werden neue Basisdaten zur Verfügung gestellt, z.B. Ablagedatum des Dokumentes in der Akte, oder im Archiv; Ältester Protokolleintrag
»Neue Parameter in Such- und Administrationsreports
(alle Reports in /xft/
epa_reporting und /xft/epa_admin)
-Es wurden neue Suchparameter in den Reports implementiert, z.B. Buchungskreis, Kostenstelle, Geschäftsbereich, Sachbearbeiter…
»xft personnel file  »3
»Neue WebDynpro-Komponenten
-Es werden – neben dem bekannten Aufruf der Akte im WebDynpro – neue WD4A-Komponeten zur Verfügung gestellt, z.B. „Suche nach Personalakten“, „Meine aktiven Aktenausleihen“
»Funktion „Aktenumzug“
-Es werden diverse Administrationsreports zur Verfügung gestellt, z.B. Akte auf neue Personalnummer umziehen, Akte auf neue Personalnummer kopieren, Kopieren der Akte auf Akte einer anderen Aktenart inkl. Dokumentart-Mapping
»xft personnel file  »4
»Prozesserweiterungen
-Für die bestehenden Prozesse der Personalakte (Akte ausleihen an Ausleihrolle, Dokumenteneingang über Eingangskanäle, Dokument löschen, Dokument umhängen) wurde die Prozessteuerung flexibler gestaltet. Dies äußert sich insbesondere darin, dass es zukünftig einfacher ist, mehrstufige Freigabeprozesse zu konfigurieren.
-Darüber hinaus können an allen Stellen des Prozesses Mailschritte eingebunden werden.
-Diese „neuen“ Funktionen können auch als Folgeprozess der Funktion „Ablage Dokument im Dialog“ konfiguriert werden.
»xft personnel file  »5
»Mailerweiterungen

Die Mails, die in den Prozessen der Personalakte versendet werden, können stärker konfiguriert werden:

-Flexible Einstellung von Empfänger, Empfänger CC, Empfänger BCC und Benutzer Reply
-Erweiterung der Daten, die automatisch an eine Mail übergeben werden kann
-Ermittlung der Mailbenutzer aus verschiedenen Quellen:
»Prozessbenutzer (Benutzer, der die Entscheidung getroffen hat)
»Initialer Benutzer (Benutzer, der den Prozess gestartet hat)
»alle Inhaber einer Rolle

 

»
»xft personnel file  »5
»Mailerweiterungen (Forts.)
-Ermittlung der Mailadresse aus verschiedenen Quellen:
»aus Infotyp 105
»aus  Benutzerstamm
»aus einer Kombination von Infotyp 105 und Benutzerstam
-Ermittlung der Mailsprache aus verschiedenen Quellen
»aus Infotyp 002
»aus Kommunikationsdaten des Benutzers
»aus Logondaten des Benutzers

 

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