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Der xft invoice manager bietet eine durchgängige und transparente Bearbeitung von Eingangsrechnungen innerhalb von SAP, von der Übernahme der Daten bis zur Buchung und Freigabe. Die nahtlose Integration ins führende Buchungssystem ermöglicht, alle relevanten Daten und Dokumente im zentralen Rechnungseingangsmonitor zusammenzuführen und die Rechnungsprozesse über Abteilungsgrenzen hinweg effizient zu steuern.

Dateneingang

Rechnungen können den xft invoice manager auf unterschiedlichen Wegen erreichen: als elektronische Rechnung im IDoc-, XML-, PDF- oder ZUGFeRD-Format, per Scan-/OCR-Client oder auch durch manuelle Eingabe der Rechnungsdaten. Dabei gleicht der xft invoice manager die erfassten Daten mit bereits vorhandenen Daten ab (Bestelldaten, Lieferantenstammdaten etc.) und ergänzt sie gegebenenfalls. So wird z.B. überprüft, ob Brutto- und Nettobetrag der Rechnung zu dem gesetzten Steuerkennzeichen passen, ob zu der Rechnung bereits Wareneingänge oder Buchungen vorliegen, ob der Lieferant nicht gesperrt ist und zur dazugehörigen Bestellung passt und vieles mehr. Die Rechnungsdaten sind sofort im System verfügbar; gleichzeitig wird der Original-Scan der Rechnung verlustsicher im SAP-Archiv abgelegt.

Rechnungseingangsmonitor

Im zentralen Rechnungseingangsmonitor werden alle eingegangenen Rechnungen aufgelistet. Die Übersicht zeigt die wichtigsten Rechnungsdaten sowie Skonto- und Bearbeitungstermine; Statusampeln warnen vor ablaufenden Fristen. Umfangreiche Selektionsmöglichkeiten erlauben es, eigene Ansichten zu definieren, die z.B. den Arbeitsvorrat des jeweiligen Benutzers anzeigen. Mit einem Klick lassen sich die vollständigen Rechnungs- und Rechnungspositionsdaten anzeigen, der Original-Scan sowie alle laufenden Prozesse zur Rechnung. Alle notwendigen Funktionen für die Rechnungsbearbeitung sind über die Menüleiste und Kontextmenüs direkt erreichbar.

Rechnungsbearbeitung

Rechnungen mit Bestellbezug, die keine Abweichung zur Bestellung aufweisen, können automatisch gebucht werden; für andere Rechnungen startet das System die notwendigen Prüf- und Genehmigungsworkflows. Dafür werden systemseitig Standard-Workflows zur Verfügung gestellt, die der Bearbeiter um weitere Prüfschritte oder eigene Laufwege ergänzen kann. Für jede Situation und jeden Anwender gibt es dabei die passende Oberfläche - SAP GUI, WebDynpro oder SAPUI5. Per E-Mail lassen sich so z.B. auch Benutzer einbinden, die sich gerade nicht im SAP-System befinden und so mit mobilen Geräten direkt zu der jeweiligen Rechnung und Aufgabe geleitet werden. Die Workflows zum Einholen von Kontierungsdaten sowie zur Klärung von MM Abweichungen können wahlweise auch vor der Buchung in SAP gestartet werden. Nach der Genehmigung verbleibt das PDF der Rechnung ebenso wie ein detailliertes Workflow-Protokoll im System verfügbar. Damit ist nicht nur die Rechnung selbst, sondern auch der Genehmigungsprozess im Nachhinein in allen Einzelheiten nachvollziehbar.

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